Boas práticas

A Tramontina adotou a plataforma Google Workspace para comunicação e colaboração, tendo homologado suas ferramentas para compartilhamento seguro. Sendo assim, a orientação é priorizar o uso dessas ferramentas para o compartilhamento e transmissão de dados, informações e arquivos.

Abaixo você encontrará informações sobre as soluções que devem ser usadas para fazer o compartilhamento de arquivos, bem como orientação de como utilizá-las e o que deve ser evitado.

Orientações gerais

Compartilhe dados pessoais e dados pessoais sensíveis somente quando for indispensável;

Procure sempre fazer os compartilhamentos via Google Drive, através desse método, é possível manter um histórico de edições e de acessos;

Se for compartilhar dados com terceiros, certifique-se que os dados estarão seguros com ele e que é uma pessoa ou empresa de confiança (o ideal é compartilhar dados com terceiros que já tenham contratos firmados com a empresa);

Ao receber solicitações externas de compartilhamento de dados, questione quem é o solicitante e a necessidade de acesso às informações, pois pode se tratar de um ataque de Engenharia Social;

Sempre utilize a sua conta corporativa (@tramontina.com / @tramontinastore.com) no Google Drive, Gmail ou qualquer ferramenta Google, pois o uso do e-mail e ferramentas particulares e pessoais são proibidas para o ambiente corporativo.

Quais as ferramentas mais utilizadas?

E-mail Corporativo

Google Drive

Google Planilhas

Google Documentos

Google Apresentações

Google Fotos

Agenda

Chat

Meet

Gemini

Como fazer o compartilhamento de arquivos e pastas no Google Drive e e-mail corporativo?

Compartilhamento por usuários ou grupos

Para fazer o compartilhamento por usuários ou grupos específicos, acesse as orientações deste link: https://support.google.com/drive/answer/2494822

Atenção: Orientamos para que a opção “Qualquer pessoa com o link” da seção “Copiar Link” não seja utilizada, sendo o ideal o compartilhamento por usuário.

Compartilhamento com terceiros

Para fazer o compartilhamento com terceiros, acesse as orientações deste link: https://support.google.com/drive/answer/9195194

Atenção: em qualquer um dos casos, deve-se manter a configuração do compartilhamento como restrito, pois somente as pessoas cujos endereços de e-mails você adicionou vão conseguir acessar o arquivo.

Acesso temporário em arquivos e Drives

Um recurso adicional que pode ser utilizado no compartilhamento restrito a pessoas e grupos é o acesso temporário, que dá maior controle e segurança.

Para configurar o acesso temporário, acesse as orientações deste link: https://support.google.com/a/users/answer/13005112?hl=pt-BR&visit_id=638235560130191642-2507387462&rd=1#set-expiration-date

Compartilhamentos de informações via e-mail

Para ter maior segurança no compartilhamento de arquivos via e-mail, o Google oferece o modo "confidencial" que protege essas informações contra o acesso não autorizado

Para configurar o modo confidencial, acesse as orientações deste link: https://support.google.com/mail/answer/7674059?hl=pt-BR&visit_id=638235560130191642-2507387462&rd=1

Nova política de acesso a plataformas externas de compartilhamento de imagens

Devido à possibilidade de vazamento de dados e informações sigilosas através de plataformas externas de compartilhamento de imagens, bloqueamos diversos desses sites e ferramentas para evitar que informações restritas aos negócios, dados pessoais ou qualquer outro tipo de informação seja exposta indevidamente na internet, sem segurança e rastreabilidade. Alguns exemplos desses sites são: Lightshot, PhotoDeck, PxHere, Imgur, MerlinOne, Postimages, etc.

Quando for necessário compartilhar imagens, deve-se utilizar as ferramentas do Google Workspace disponíveis, por exemplo:

Compartilhar diretamente no Google Drive;
Compartilhar através do Google Fotos;
Compartilhar em um arquivo Documentos ou Apresentações.

Exceção

Abrimos uma exceção ao bloqueio para alguns sites/ferramentas, por proporcionarem o download de imagens que são muito usadas no dia-a-dia de muitos departamentos. Além de permitir download de imagens, esses sites também permitem que se faça o upload, que é um GRANDE RISCO para a empresa, pelos motivos explicados no parágrafo anterior.

Dessa forma, pedimos a colaboração de todos para que esses sites sejam usados SOMENTE para download de imagens. É PROIBIDO fazer upload de imagens nesses sites.

Política de compartilhamento de imagens

Procure sempre fazer os compartilhamentos via Google Drive, ao invés de anexá-los diretamente em uma mensagem de e-mail, pois ele garante a segurança dos arquivos trafegados permitindo compartilhar os arquivos e as pastas com qualquer pessoa na empresa ou fora dela.

Ao compartilhar do Google Drive, você pode controlar quem pode editar, comentar ou ver o arquivo. Pode também parar de compartilhar o arquivo a qualquer momento, além de manter um histórico de edições e de acessos. O ideal é sempre dar permissionamento por usuário ou grupos específicos, evitando liberar o link para toda a empresa ou deixá-lo público.

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